Organizando um evento e atento às ocorrências

Os detalhes na organização de um evento têm prioridades que garantem a segurança dos participantes. Um evento bem sucedido enfrenta ocorrências, porém, estas ocorrências devem ser resolvidas com preparo através de um impecável planejamento, afinal, garantir e zelar pela participação saudável dos convidados é de extrema importância. Evitar ocorrências que possam justificar consequentemente pagamentos de indenizações ou multas também devem ser levados em consideração quando se planeja um evento.

Requisitos básicos devem ser bem estruturados e levados em consideração. Negligenciar esse tópico pode trazer grandes dores de cabeça. Pequenos problemas podem ocorrer por deixar esses requisitos como os últimos da lista na organização dos eventos. Trabalhar com o ditado que diz: “Melhor prevenir do que remediar” é um caminho sem erro.

Causas simples, mas que podem gerar graves consequências como: furtos, perda de objetos de valor, acidentes com convidados e até a queda de algum objeto, pode gerar muito desconforto aos convidados. Quando a empresa que está sediando o evento está preparada desde os detalhes mais simples, até os mais complexos, acontecendo um acidente, a empresa mostra que foi cautelosa com a segurança de seus participantes gerando confiança e credibilidade.

Por onde começar?

Primeiramente, um bom planejamento de segurança deve estar presente no início da organização do evento e requer conhecimento técnico e atuação de pessoal com treinamento especializado. Considerar a contratação de uma empresa como a Tour House que tem experiência e solidez no mercado é de grande importância para garantir a segurança e suporte avaliando as melhores condições nesta etapa. Ainda assim conhecimento para gerir os itens é essencial. Vamos apresentar três itens relevantes que devem constar no seu planejamento.

Local perfeito

Escolher o local por número de convidados, perfil e de acordo com o tema do seu evento é de extrema importância. Um ambiente pequeno e apertado para um grande número de pessoas pode representar risco à segurança dos convidados. Respeitar a capacidade do espaço é lei e trás conforto aos convidados. 

Documentação do local e infraestrutura em dia também garantem a segurança de todos os presentes.

Estacionamento e via de acesso tranquiliza seu convidado e garante a participação dele no evento. Provavelmente ninguém vai querer chegar atrasado ou ficar preocupado com seu veículo para aproveitar todos os momentos do evento.

Histórico de criminalidade nas redondezas deve ser avaliado de forma minuciosa. Um assalto ou roubo de veículos podem acabar com um evento feito com muito trabalho e maravilhosamente estruturado.

Autorização e licenças com antecedência 

Organizar um evento com toda a dedicação e empenho pode cair por terra se não possuir as autorizações para a sua realização, gerando multas e até cancelamento. Ninguém quer esse resultado. Dessa maneira, procurar os órgãos responsáveis que emitem essas documentações devem constar no seu planejamento. O mais importante deles e comumente é o Alvará de Funcionamento Temporário válido para cada evento emitido. Dependendo do Estado e tipo de evento, licenças específicas são emitidas. Em caso de manipulação de alimentos, pode ter a vistoria da Vigilância Sanitária. Uma outra situação pode ser o uso de fogos de artifícios. Nesse caso, uma autorização da Divisão de Produtos Controlados deve ser emitida. Um evento com apresentações musicais e de artistas devem garantir o pagamento dos direitos autorais ao Ecad (Escritório Central de Arrecadação e Distribuição) e dependendo da cidade e complexidade do evento, leva entre 15 a 90 dias para o processo ser liberado. Então, antecipar tudo é fundamental. Não seguir esses requisitos pode gerar acidentes e processos cíveis e criminais criando uma imagem negativa da empresa.

Contar com uma One Stop Shop, como a Tour House, especializada na criação, produção e logística de eventos, apoia todo esse trabalho agilizando seu evento.

Funcionários devidamente identificados

A famosa credencial, ou crachá, identifica quem trabalha e organiza o evento. Uma equipe devidamente uniformizada e padronizada facilita o reconhecimento e identificação de todos os participantes, diferenciando convidados e organizadores. Um detalhe de suma importância que contribui com a segurança em eventos. A Tour House desenvolve desde o crachá, até toda a estrutura Key Visual que é unicamente desenvolvida para cada evento. Ela entende todas as necessidades de um evento e alia essas necessidades à criatividade e bom gosto, garantindo uma criação personalizada para todos que estão trabalhando no evento.

Conte com a Tour House

Muitos detalhes que garantem a segurança dos convidados e da sua empresa devem constar no planejamento de um evento. A Tour House pode garantir que os processos do planejamento de segurança tenham um final bem sucedido oferecendo o Serviço Emergencial dedicado a grandes eventos. Garantir que tudo saia de acordo com o planejado é nossa maior preocupação. Ocorrências podem acontecer, mas a Tour House está preparada para resolver essas ocorrências de forma rápida e eficiente. Também contamos com um central de atendimento que opera em nossa sede 7 dias por semana, 24 horas por dia, amparando nossos clientes em situações de emergência. Com a Tour House, a experiência do seu evento está segura e será um sucesso.

Para saber mais sobre como a Tour House pode te ajudar a produzir os seus eventos, entre em contato com a nossa equipe comercial.

Um ambiente inovador com projeção visual

Projeção visual, uma tecnologia inovadora envolvente e que transmite aos sentidos do corpo humano toda a emoção de uma campanha, uma história, um acontecimento e interage com muitas pessoas ao mesmo tempo. Causar um grande impacto ou prender a atenção dos convidados é muito mais garantido utilizando essa tecnologia que hoje pode estar presente em treinamentos, convenções, eventos e nas cidades.

Utilizar uma projeção visual transforma o ambiente em uma experiência única, proporcionando aos convidados sensações, emoções, inspirações e comportamentos. Ambientar o convidado pode estar muito além do que simplesmente manter um ambiente acolhedor. A projeção interage com as pessoas e transmite impacto visual muito rápido. Apoiada às novas tecnologias, os eventos deixaram de ser um encontro de palestras no qual o convidado sentava e escutava e passou a ser uma estratégia de negócios dinâmica e interativa das empresas que conseguem aumentar o contato com os fornecedores, colaboradores, clientes e contatos de maior interesse. Quando o evento está envolvendo uma marca ou produtos, a ambientação deve imprimir um sentimento sobre eles, e a comunicação visual  transmite um impacto imediato.

Além de ser uma forma prática, e que está aliada às transformações tecnológicas que temos em mãos, a projeção visual transforma o ambiente rapidamente, proporcionando harmonia com a proposta que a empresa quer passar aos seus convidados.

Porque sair do tradicional?

O diferencial dessa ferramenta faz a importância de utilizá-la nos ambientes dos eventos. Ela consegue substituir projetos de decoração mais tradicionais propondo uma tendência inovadora, explorando diversas possibilidades que rende um bom retorno sobre o investimento. Tanto quanto chegar ao objetivo que é fazer um evento de sucesso, é ele ser lembrado e marcado na vida das pessoas que estiveram presentes. A projeção visual pode ser muito eficiente ao criar um ambiente autêntico e inovador, pois chama muito mais atenção. Novas tecnologias foram criadas para que a projeção visual adapta-se aos ambientes mais diversos, como a projeção mapeada que pode gerar imagens em 2D e 3D em superfícies não convencionais como chão, paredes e objetos, transformando qualquer ambiente em uma experiência única, podendo explorar diversas possibilidades, enriquecendo as estruturas e os olhos de quem vê. Não importando qual seja o tema ou o objetivo desse evento, essa ferramenta pode contribuir com o ambiente escolhido. 

O maior objetivo em um evento é que ele seja um sucesso, e utilizar recursos que ajudem a aumentar as possibilidade para esse objetivo, diminuindo custos e economizando tempo, devem ser aproveitadas. 

Praticidade, tecnologia e sucesso nos eventos

A ambientação do evento incorpora toda a interatividade que o público vai agregar a experiência de participar do evento. Elevar o tema, atentando-se às tendências que as novas tecnologias tem a oferecer, promove segurança nas mensagens que as corporações desejam passar resultando no sucesso. Um evento bem sucedido começa de maneira assertiva e vai terminar no prazo contratado. Então, porque não agregar novas possibilidades que vão facilitar o trabalho e gerar resultados? O mais importante é respeitar o objetivo e realizar um evento inesquecível. Com a  ambientação com projeção visual, esses pontos importantes estão garantidos. A ambientação melhora a experiência do participante que pode estar em uma pequena sala ou em um grande espaço criando um ambiente colaborativo e dinâmico. Aliado com a projeção visual, o convidado mergulha no universo proposto pelo evento. Grandes eventos utilizam essa tecnologia de ambientação com projeção visual e o resultado é surpreendente para o público, como, por exemplo, a abertura das Olimpíadas do Rio de Janeiro, em 2016, que produziu diversas paisagens do Brasil como a floresta amazônica e as praias do Rio, mostrando que essa ferramenta fornece inúmeras possibilidades com baixo custo. 

Soluções Criativas com projeção visual

Melhorar a experiência, diminuir as chances de erro e criar um evento único é a vantagem de utilizar as novas tecnologias que foram criadas para facilitar nossa vida e melhorar o desempenho dos trabalhos. A Tour House está antenada às novas tendências e quer oferecer o que há de mais inovador nos eventos, oferecendo soluções criativas e inovadoras. Especializada em criação, produção e logística de eventos nacionais e internacionais de pequeno, médio e grande porte com uma equipe de produtores que trabalham em parceria com nossos Meeting Designers e área de criação que desenvolvem as melhores alternativas linkadas aos conceitos e objetivos que as empresas desejam desenvolver em seus eventos.

Entre em contato com a Tour House e acrescente mais tempero aos seus eventos.

Como a seleção de fornecedores impacta o seu evento

A seleção de fornecedores é um dos principais desafios do seu planejamento. Em um mercado que vive em constante mudança, diferenciar-se dos concorrentes e engajar o público são características que precisam estar no topo dos critérios de definição do fornecedor. A empresa escolhida precisa estar alinhada aos mesmos princípios e atuar com a mesma disposição que a sua organização.

Outros critérios devem ser avaliados e considerados antes de bater o martelo. Dentre eles estão a comprovação de experiência, tempo de mercado, estabelecimentos de Service Level Agreement – SLA que precisam estar no escopo, entre outros critérios para a seleção do fornecedor.

Neste artigo, apresentaremos quais são os principais critérios que devem ser levados em consideração para a seleção de fornecedor ideal para o seu evento.

Seleção de fornecedores além dos critérios básicos

A escolha do fornecedor para o seu evento deve ir além do preço ofertado, operação e execução. Devem ser levados em consideração os custos associados à aquisição do serviço, a qualidade técnica demonstrada pelo fornecedor, a velocidade das entregas, a capacidade tecnológica do fornecedor, sua saúde financeira, estrutura e estratégia organizacional. Esses são alguns itens que devem ser adotados como critérios de qualificação do fornecedor a ser contratado.

Outro ponto importante é a expertise do fornecedor, além da sua vivência no mercado de eventos corporativos. Leve em consideração seus skills como os tipos de eventos com os quais trabalha, se a equipe que desenvolverá o projeto possui capacidade técnica e experiência suficiente para assumir as tarefas programadas e com quais clientes já trabalhou anteriormente.

Quanto mais experiente for a equipe formada para planejar e executar o seu evento, com mais qualidade o resultado final será percebido. Isso é decorrente dos relacionamentos que essa equipe tem com os fornecedores dos mais variados tipos, alinhado com a necessidade do seu evento.

Economia de tempo e investimentos precisos

Contar com uma produtora de eventos, que está junto à sua organização desde o briefing, até o pós-evento, gera economia de tempo para a sua empresa, além do investimento ser feito de maneira assertiva.

Produtoras que possuem sistemas de gestão de projetos, com metodologia para auferir o ROI (return on investiment) e que estimulam o win-win, por meio do success fee, precisam estar entre as primeiras para a seleção do fornecedor. Com sistemas de gestão de eventos é possível acompanhar todas as etapas do evento, conciliar o que foi contratado e o que foi executado, além de conferir agilidade à execução do evento.

Dessa maneira, evita-se a falsa sensação de economia, uma vez que os relatórios são mais apurados e o ROI (retorno sobre o investimento) é claro e preciso.

Objetivos e princípios alinhados

Quando as empresas compartilham os mesmos objetivos, a negociação para a contratação do fornecedor fica mais simples. A empresa fornecedora, quanto mais satisfeita estiver ao trabalhar junto à sua organização, melhor será a entrega acordada. Com isso, todos ganham: a sua organização, os fornecedores e os participantes do seu evento.

Sobretudo, alguns princípios precisam estar alinhados, tais como: preocupação com o meio ambiente, ética, transparência e o quão tecnológico está preparado o fornecedor, agilidade e organização, são itens que precisam estar presentes em todo o processo de contratação.

Seleção de fornecedores criteriosa para o sucesso do evento

Para o seu evento alcançar o sucesso desejado e ter a qualidade final percebida pelos participantes, verifique se o fornecedor possui agilidade e flexibilidade em seus processos e se os profissionais estão atentos às novidades do mercado no qual atuam, assim como o seu próprio mercado. É importante identificar essas capacidades de adequação a mudanças devido as urgências de um cenário competitivo no qual as empresas estão inseridas.

O fornecedor que possuir essas capacidades será capaz de entender melhor as necessidades de mudanças e estar preparado para atender ao cliente quando esse mais necessitar. Além disso, com o auxílio da tecnologia, a previsibilidade de mudanças e a necessidade de adequação tornam-as mais ágeis.

Também, procure certificar-se pessoalmente da qualidade dos serviços prestados e agende uma visita durante a seleção de fornecedores. Peça a apresentação de cases para comprovar a qualidade do serviço.

Afinal, contratar um bom fornecedor para o seu evento, garantirá uma excelente entrega, dará mais visibilidade para a sua marca e impactará os participantes de maneira positiva.

Quer saber como podemos impactar no seu evento?

Crescer, Inspirar, Conectar e Emocionar. Somos movidos pelo desejo de despertar todas essas sensações nos eventos dos nossos clientes, e para isso, nossa estrutura One Stop Shop permite que estejamos sempre alinhados e a frente com o que há de mais inovador e criativo no mercado, possibilitando que cada evento seja uma experiência única para a sua marca e seus convidados.

De pequenas reuniões a convenções e lançamentos de produtos para milhares de convidados, você encontra na Tour House Eventos e Incentivo tudo que o seu evento precisa: criação, produção, logística terrestre e aérea, gestão de custos, sistemas para apoio a gestão,  entre outros serviços, todos com excelentes preços e o controle efetivo e auditável das despesas realizadas.

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