Gestão de eventos: use tecnologia ao seu favor

Gestão de eventos corporativos é uma das áreas mais desafiadoras dentro de uma organização. Além de estar próximo de todos os envolvidos, você precisa montar, estruturar e executar um planejamento que seja eficiente. Ao mesmo tempo, precisa estar alinhado aos objetivos da empresa e com os resultados que devem ser obtidos ao término do evento.

Neste texto, falaremos como a tecnologia pode auxiliar na gestão e como isso impactará o resultado do seu evento.

Responsabilidades e desafios na gestão de eventos

A sua responsabilidade começa na idealização do evento e qual a finalidade que esse deve ter. Quando os objetivos são definidos, deve-se estruturar um planejamento eficiente, pensar na cenografia e na seleção dos fornecedores. A sua responsabilidade na gestão do evento ainda passa pela promoção do evento e motivar a equipe a desenvolver um bom trabalho.

Entre os principais desafios na gestão de eventos estão:

  • ser assertivo na gestão;
  • evitar a falha do planejamento;
  • gerenciar o tempo de todo o time que participa da organização e execução do evento;
  • prevenir problemas de comunicação interna que geram ruído organizacional;
  • agilizar a tomada de decisões.

A tecnologia na gestão de eventos

Para auxiliá-lo na gestão, utilizar a tecnologia a seu favor pode impactar o seu dia-a-dia ao tornar os processos mais ágeis e eficientes. Um exemplo é deixar as informações em servidores que podem ser acessados em qualquer lugar, a qualquer momento e em qualquer dispositivo (smartphone, tablet ou notebook). O fácil acesso a essas informações torna a tomada de decisões rápida e eficiente.

Anotações, planilhas, mensagens e e-mails são ferramentas importantes que devem ser utilizadas no dia-a-dia da equipe. Porém, quando as informações não estão centralizadas, o processo pode perder agilidade e atrasar o andamento das etapas do evento. Para evitar que problemas como esse ocorram, utilize ferramentas desenvolvidas para a gestão de eventos e conte com um fornecedor que entenda da sua organização e não meça esforços para atingir os melhores resultados.

Produtoras que possuem sistemas de gestão de projetos precisam ser levadas em consideração, uma vez que, com a utilização de um sistema de gestão de eventos, é possível acompanhar todas as etapas do evento, conciliar o que foi contratado e o que foi executado, além de conferir agilidade à execução do evento.

Com isso, é gerada uma economia real. Com entregas por meio de relatórios precisos, é possível calcular, exatamente, qual foi o retorno gerado sobre o investimento despendido.

Escolha o fornecedor ideal

Para que a estratégia do seu evento alcance os objetivos da organização e seja um sucesso, é necessário contar com fornecedores que entendam suas necessidades e estejam preparados para atendê-lo e elevarem o padrão dos seus eventos. Indo além das expectativas e surpreendendo não só os convidados, como também a toda a organização.

Procure um fornecedor que realize eventos em altíssimo nível e que possua um modelo de gestão que seja realmente efetivo. A seleção desse fornecedor deve levar em consideração o quão envolvido ele é com a sua organização e que não meça esforços para alcançar os melhores resultados nas negociações com outros fornecedores. Além disso, esse fornecedor deve realizar um diagnóstico completo por meio de um acompanhamento consultivo, que forneça interpretação dos dados para garantir a contínua evolução.

Quer saber como podemos impactar no seu evento?

Crescer, Inspirar, Conectar e Emocionar. Somos movidos pelo desejo de despertar todas essas sensações nos eventos dos nossos clientes, e para isso, nossa estrutura One Stop Shop permite que estejamos sempre alinhados e a frente com o que há de mais inovador e criativo no mercado, possibilitando que cada evento seja uma experiência única para a sua marca e seus convidados.

De pequenas reuniões a convenções e lançamentos de produtos para milhares de convidados, você encontra na Tour House Eventos e Incentivo tudo que o seu evento precisa: criação, produção, logística terrestre e aérea, gestão de custos, sistemas para apoio a gestão,  entre outros serviços, todos com excelentes preços e o controle efetivo e auditável das despesas realizadas.

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Cenografia de eventos como experiência positiva

Cenografia de eventos é a junção de diversas disciplinas como a decoração de interiores, arquitetura, teatro, entre outras. A cenografia busca integrar não apenas o cenário, mas também iluminação, som e decoração, criando ambientes que possam provocar diversas sensações nos participantes dos eventos.

A cenografia de eventos é um prática que preza por uma experiência única que começa na ideia, passa pelo planejamento e criação e chega na execução. Esse trabalho é realizado entre “várias mãos”, uma vez que diversos profissionais trabalham para que a materialização do ambiente idealizado ganhe vida.


Cenografia de eventos e a tecnologia

A cenografia de eventos faz com que os participantes percebam e memorizem o conceito, lembrem de um momento e desejem por aquela experiência novamente.

A cenografia evoluiu com o tempo, muito por causa do avanço tecnológico. Antes, para dar vida a um evento, eram necessárias muitas horas, entre a idealização até a construção do cenário. Os ambientes onde ocorreriam os eventos precisavam ser locados com dias de antecedência, assim como a entrega dos espaços ocorriam horas ou dias após o término do evento.

Com a tecnologia, a cenografia ganhou em agilidade e economia. Em ambientes modulares, a economia no investimento é percetível, uma vez que para dar vida aos espaços, o uso de LED e projeção por mapping tornam o tempo de execução menor em relação ao que ocorria em outros tempo. Devido a isso, a economia em investimento é perceptível ao final do evento.

Por outro lado, é possível ambientar um espaço muito reduzido e gerar uma grande imersão dos participantes por meio da realidade virtual, que faz uso da tecnologia para gerar uma experiência única ao participante. Com a simulação de efeitos visuais e sonoros, é possível criar um ambiente de interação para quem estiver participando do evento.

Aliada à realidade virtual, está a realidade aumentada, que integra o ambiente físico com o virtual, dando a possibilidade de manipulação de objetos virtuais por meio de smartphones, webcams ou outros dispositivos eletrônicos.

Como a cenografia influencia nos negócios

Quando um evento corporativo é realizado, deve-se levar em consideração a natureza do negócio e qual o clima organizacional. Se a intenção é fechar negócios, um ambiente sóbrio e tecnológico, pode ser estimulante. Caso seja um evento festivo, ofereça um ambiente aconchegante aos convidados.

Mas, como a cenografia de um evento bem planejado influencia na sua organização?

Como mencionado anteriormente, a cenografia, com o uso de tecnologia, influencia diretamente nos eventos, uma vez que gera economia final comprovável aos organizadores. Com a versatilidade dos ambientes, não há mais necessidade em criar diversos cenários físicos, devido a isso, economiza-se em tempo e em investimento.

Além disso, uma vez que precisa de menos tempo para estruturar um espaço para o evento, mais contribuição há com o meio ambiente, já que diminui a emissão de carbono com o menor uso de ar condicionado nas salas e poluentes de origem da construção de cenários físicos.

Dando vida à ideia

Independente do segmento da sua empresa, ao desenvolver um evento corporativo, você precisa estar atento e oferecer gatilhos mentais aos participantes para auxiliá-los na associação da temática do evento.

A Tour House Eventos e Incentivos dá vida a eventos corporativos que inspiram, motivam, conectam e emocionam. Somos movidos pelo desejo de despertar todas essas sensações nos eventos dos nossos clientes, e para isso, nossa estrutura One Stop Shop permite que estejamos sempre alinhados e a frente com o que há de mais inovador e criativo no mercado, possibilitando que cada evento seja uma experiência única para a sua marca e seus convidados.

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